Stiftelsen Bensow x Kolibrit IT

Stiftelsen Bensow on voittoa tavoittelematon, ruotsinkielinen kolmannen sektorin toimija, joka tekee merkittävää työtä sosiaalisesti haavoittuvassa asemassa olevien lasten hyväksi. Säätiön tavoitteena on ehkäistä ylisukupolvista syrjäytymistä ja tarjota lapsille oikeanlaista tukea oikeaan aikaan.

He tarjoavat Min Stig -palvelun kautta tukea lapsille, jotka elävät arjessaan esimerkiksi vanhempien päihdeongelmien, mielenterveyden haasteiden tai väkivaltaisen käyttäytymisen keskellä.
Lisäksi he ylläpitävät kahta varhaiskasvatusyksikköä Kauniaisissa, yhteensä 78 lapselle.

Säätiö toimii laajasti Uudenmaan alueella, ja heidän ohjaajansa tapaavat lapset siellä, missä he ovat – matalan kynnyksen periaatteella.

Bensow tekee tiivistä yhteistyötä koulujen opiskeluhuoltotiimien ja hyvinvointialueiden sosiaalipalvelujen kanssa, ja lisäksi he järjestävät täydennyskoulutuksia, vaikuttamistyötä sekä vuosittaisen Finlandssvenska Barnrättsdagarna -lapsenoikeuskonferenssin.

Säätiö on onnistunut luomaan toimintamallin, jossa lapset kohdataan henkilökohtaisesti ja pitkäjänteisesti. Suuri osa heidän asiakaslapsistaan kuuluu lastensuojelun piiriin, ja toiminnan kysyntä kasvaa vuosittain.

Luotettavuutta ja turvallisuutta ulkoistetun IT-kumppanin avulla

Stiftelsen Bensow on pieni organisaatio ilman omaa IT-osaajaa. Heidän IT-ympäristönsä muodostuu pääosin Microsoft 365 -perusohjelmista, varhaiskasvatuksessa käytettävästä eVaka-järjestelmästä sekä jonkin verran TOM-järjestelmästä.

Toiminnan luonteen takia IT:n on toimittava:

• Luotettavasti ja keskeytyksettä
• Turvallisesti ja tietoturvaa korostaen
• Helppokäyttöisesti
• Nopean tuen ja matalan kynnyksen periaatteella

Säätiö arvostaa erityisesti mahdollisuutta ulkoistaa IT-tuki kumppanille, joka ymmärtää heidän erityisolosuhteensa.

”Oikeat ratkaisut ilman turhaa myyntiä.”

Kolibrit IT on onnistunut tarjoamaan juuri sellaista kumppanuutta, jota Stiftelsen Bensow tarvitsee:

1. Proaktiivinen ja tarpeisiin mukautuva palvelu

Säätiö korostaa, etteivät he aina tiedä, mitä IT:ssä pitäisi huomioida – siksi he arvostavat kumppania, joka pystyy ennakoimaan heidän tarpeitaan ja ehdottamaan oikeita ratkaisuja ilman turhaa myyntiä.

2. Selkeä, ei-tekninen viestintä

Kolibrit IT:n tapa kommunikoida ilman teknistä jargonia ja selittää asiat ymmärrettävästi koetaan erittäin tärkeäksi, koska organisaatio ei ”puhu IT-kieltä”.

3. Nopeasti saavutettava tuki

Vaikka yhteydenottoja tulee harvoin, silloin kun tarve syntyy, Bensow kertoo saavansa apua nopeasti ja helposti. Tämä sujuvuus koetaan erityisen arvokkaaksi.

4. Henkilökohtaisuus ja luottamus

Aiemmin toiselta palveluntarjoajalta saadut palvelut koettiin kasvottomiksi. Kolibrit IT:n kohdalla Stiftelsen Bensow kokee saavansa henkilökohtaista, tilanteeseen paneutuvaa ja heidät aidosti tuntevaa palvelua. Ihannetilanteeksi nähdään nimetty yhteyshenkilö — ja Kolibrit IT on onnistunut toimimaan tätä kohti.

Mitä yhteistyöllä on saavutettu?

Yhteistyö on vahvistanut Stiftelsen Bensowin kykyä toteuttaa perustehtäväänsä – lasten hyvinvoinnin tukemista. Kolibrit IT:n avulla:

• IT-toiminta on muuttunut luotettavammaksi ja selkeämmäksi
• Arjen häiriöitä syntyy vähemmän, koska tuki on nopeaa ja helposti saavutettavaa
• Organisaation IT-ratkaisut ovat turvallisia ja tarpeisiin skaalattuja
• Henkilökohtainen palvelu on tuonut luottamusta ja mielenrauhaa

Säätiön toiminnanjohtaja Maj Estlander kuvailee yhteistyötä erittäin positiiviseksi, ja siirtymä Kolibrit IT:n asiakkaaksi on koettu oikeaksi ratkaisuksi.

Stiftelsen Bensow är en allmännyttig, svenskspråkig aktör inom tredje sektorn som gör ett betydelsefullt arbete för barn i socialt utsatta livssituationer. Stiftelsens mål är att förebygga generationsöverskridande marginalisering och erbjuda barn rätt stöd vid rätt tidpunkt. Via tjänsten Min Stig erbjuder de stöd till barn som i sin vardag lever med en förälders missbruk, psykiska ohälsa eller våldsamma beteende. Dessutom driver de två småbarnspedagogiska enheter i Grankulla, sammanlagt för 78 barn.

Stiftelsen verkar brett i Nylandsområdet, och deras handledare träffar barnen där de finns – enligt principen om låg tröskel.

Bensow samarbetar nära med skolornas elevvårdsteam och välfärdsområdenas socialvård, och de ordnar även fortbildningar, påverkansarbete samt den årliga barnrättskonferensen Finlandssvenska Barnrättsdagarna.

Stiftelsen har lyckats skapa en verksamhetsmodell där barn bemöts personligt och långsiktigt. En stor del av deras klientbarn hör till barnskyddet, och behovet av verksamheten ökar varje år.

Trygghet och säkerhet med en outsourcad IT‑partner

Stiftelsen Bensow är en liten organisation utan egen IT-expert. Deras IT‑miljö består huvudsakligen av Microsoft 365‑basprogram, eVaka-systemet som används inom småbarnspedagogiken samt delvis TOM‑systemet.

På grund av verksamhetens natur måste IT fungera:

• Tillförlitligt och utan avbrott

• Säkert och med betoning på datasäkerhet

• Lättanvänt

• Med snabb support och låg tröskel

Stiftelsen uppskattar särskilt möjligheten att outsourca IT‑stödet till en partner som förstår deras unika behov.

”Rätta lösningar utan onödig försäljning.”

Kolibrit IT har lyckats erbjuda just den typ av partnerskap som Stiftelsen Bensow behöver:

1. Proaktiv och behovsanpassad service

Stiftelsen betonar att de inte alltid vet vad som bör beaktas inom IT – därför uppskattar de en partner som kan förutse deras behov och föreslå rätt lösningar utan att försöka sälja något i onödan.

2. Tydlig, icke‑teknisk kommunikation

Kolibrit IT:s sätt att kommunicera utan tekniskt språk och att förklara saker begripligt upplevs som mycket viktigt, eftersom organisationen inte ”pratar IT‑språk”.

3. Snabbt tillgängligt stöd

Även om kontakterna är få, får Bensow snabb och lättillgänglig hjälp när behov uppstår. Denna smidighet anses särskilt värdefull.

4. Personlighet och förtroende

Tidigare tjänster från andra leverantörer upplevdes som opersonliga. Hos Kolibrit IT känner Stiftelsen Bensow att de får personlig service som verkligen tar deras situation i beaktande. En namngiven kontaktperson ses som ett ideal – och Kolibrit IT har arbetat målmedvetet mot detta.

Vad har samarbetet lett till?

Samarbetet har stärkt Stiftelsen Bensows förmåga att utföra sitt grunduppdrag – att stödja barns välmående. Med hjälp av Kolibrit IT:

• Har IT‑verksamheten blivit mer tillförlitlig och tydligare

• Uppstår färre störningar i vardagen, eftersom stödet är snabbt och lättillgängligt

• Är organisationens IT‑lösningar säkra och anpassade efter deras behov

• Har personlig service skapat trygghet och sinnesro

Stiftelsen verksamhetsledare Maj Estlander beskriver samarbetet som mycket positivt, och övergången till Kolibrit IT har upplevts som helt rätt beslut.